De la découverte au déploiement : tout ce qu’un décideur public doit savoir sur l’IA intégrée à Microsoft 365 pour moderniser sa collectivité.

Mise à jour : février 2026 — Par Sylvain Bidier, co-fondateur de Teriagen

Introduction : pourquoi Microsoft Copilot change la donne pour les collectivités

En 2026, l’intelligence artificielle n’est plus une option pour les collectivités territoriales. C’est une nécessité stratégique. Selon le baromètre Data Publica 2025, 77 % des collectivités de plus de 3 500 habitants ont déjà engagé un projet d’intelligence artificielle ou prévoient de le faire dans l’année. Plus frappant encore : l’usage de l’IA générative est passé de 52 % à 84 % des collectivités utilisatrices en un an.

Dans ce contexte, Microsoft Copilot s’impose comme l’un des outils les plus pertinents pour le secteur public français. Pourquoi ? Parce que la grande majorité des collectivités utilisent déjà Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) au quotidien. Copilot ne demande pas de changer d’environnement : il s’intègre directement dans les outils que vos agents maîtrisent déjà.

Mais entre la promesse marketing et la réalité du terrain, l’écart est souvent important. Chez Teriagen, nous avons accompagné plus de 15 collectivités dans leur déploiement de l’IA générative et formé plus de 200 agents territoriaux. Ce guide est le fruit de cette expérience terrain.

Ce que vous allez apprendre dans ce guide Ce que fait concrètement Copilot dans une mairie ou un département — Les 8 cas d’usage les plus pertinents pour les collectivités — Comment le Département du Gard a atteint 98 % d’adoption — Les tarifs, licences et évolutions 2026 à anticiper — Comment déployer Copilot dans votre collectivité en 5 étapes — L’approche complémentaire Copilot + Mistral AI pour la souveraineté

1. Microsoft Copilot : de quoi parle-t-on exactement ?

1.1 Copilot, bien plus qu’un chatbot

Microsoft Copilot est un assistant d’intelligence artificielle générative intégré directement dans la suite Microsoft 365. Contrairement à ChatGPT ou Mistral Le Chat qui fonctionnent comme des outils indépendants, Copilot travaille à l’intérieur même de vos applications quotidiennes : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote et SharePoint.

Concrètement, cela signifie que Copilot peut accéder à vos documents, vos emails, vos réunions Teams et vos fichiers OneDrive pour vous assister de manière contextualisée. Il ne répond pas dans le vide : il travaille avec vos données, dans votre environnement.

1.2 Les différentes déclinaisons de Copilot

Il est important de distinguer les différentes versions de Copilot, car la confusion est fréquente :

Version	Ce que c’est	Intérêt pour une collectivité
Copilot (gratuit)	Assistant IA intégré à Windows, Edge et Bing. Accès limité, pas connecté à vos données.	Faible. Utile pour des recherches générales, mais pas adapté au travail métier.
Microsoft 365 Copilot	L’IA intégrée dans Word, Excel, Teams, Outlook. Connectée à vos données via Microsoft Graph.	Très élevé. C’est la version qui transforme le quotidien des agents.
Copilot Studio	Plateforme de création d’agents IA personnalisés, sans code. Intégrée à la licence M365 Copilot depuis sept. 2025.	Stratégique. Permet de créer des chatbots citoyens, des assistants RH, des agents de recherche documentaire.

1.3 Comment fonctionne Copilot dans une collectivité ?

Le fonctionnement de Microsoft 365 Copilot repose sur trois piliers :

• Microsoft Graph : c’est le «lien» entre Copilot et vos données. Graph indexe vos emails, documents, conversations Teams, calendriers et fichiers OneDrive/SharePoint. Copilot s’appuie sur cet index pour vous donner des réponses contextualisées.
• Les modèles GPT-4 d’OpenAI : Copilot utilise les modèles de langage les plus avancés pour comprendre vos demandes en langage naturel et générer des réponses pertinentes.
• Le périmètre de sécurité Microsoft 365 : les données restent dans votre tenant Microsoft 365. Copilot ne peut accéder qu’aux fichiers auxquels l’agent a déjà accès. Il respecte les permissions existantes.

Point clé pour les DGS et DSI Copilot ne crée pas de nouveau silo de données. Il exploite les données déjà présentes dans votre environnement Microsoft 365. Cela signifie que la qualité de votre déploiement Copilot dépendra directement de la qualité de votre gouvernance documentaire.

2. Les 8 cas d’usage les plus pertinents pour les collectivités

Chez Teriagen, nous avons identifié et validé sur le terrain les cas d’usage qui génèrent le plus de valeur pour les agents territoriaux. Voici les 8 cas d’usage prioritaires, classés par impact et facilité de mise en œuvre.

Cas d’usage 1 : Synthèse automatique des réunions (Teams)

Impact : Très élevé — Difficulté : Faible

Après chaque réunion Teams, Copilot génère automatiquement un résumé structuré : points clés, décisions prises, actions à mener avec attribution des responsabilités. Pour les collectivités, c’est un gain considérable sur les comités de direction, les réunions de service, les commissions municipales et les réunions inter-services.

Gain mesuré : nos formations montrent que les agents économisent en moyenne 45 minutes par réunion sur la rédaction des comptes rendus.

Cas d’usage 2 : Rédaction et amélioration de courriers (Word)

Impact : Très élevé — Difficulté : Faible

Les agents territoriaux produisent des dizaines de courriers par semaine : réponses aux administrés, notes internes, comptes rendus, arrêtés. Copilot dans Word permet de rédiger un premier jet à partir d’une simple instruction, de reformuler un texte pour l’adapter au registre administratif, ou encore de résumer un document long en quelques paragraphes.

Exemple concret : la commune de Loir en Vallée a réduit de 50 % le temps de production de son bulletin municipal grâce à Copilot, une expérience accompagnée par Teriagen.

Cas d’usage 3 : Recherche documentaire intelligente (Chat Copilot)

Impact : Élevé — Difficulté : Faible

L’un des problèmes majeurs dans les collectivités est la dispersion documentaire : des milliers de fichiers dans SharePoint, OneDrive, les boîtes mail. Copilot Chat permet de poser une question en langage naturel et d’obtenir une réponse synthétique avec les sources, en interrogeant l’ensemble des données de la collectivité accessibles à l’agent.

Cas d’usage typique : un cadre cherche la dernière délibération sur le PLU ou les modalités d’un marché public en cours. Au lieu de fouiller dans des dizaines de dossiers, il pose la question à Copilot.

Cas d’usage 4 : Analyse de données budgétaires (Excel)

Impact : Élevé — Difficulté : Moyenne

Copilot dans Excel permet d’analyser des tableaux budgétaires par simple question : «Quels sont les postes de dépenses qui ont augmenté de plus de 10 % par rapport à l’année dernière ?», «Crée un graphique de l’évolution des recettes fiscales sur 5 ans». Il peut également générer des formules complexes et des tableaux croisés dynamiques.

Cas d’usage 5 : Tri et synthèse des emails (Outlook)

Impact : Élevé — Difficulté : Faible

Les cadres de collectivités reçoivent des dizaines voire des centaines d’emails par jour. Copilot dans Outlook résume les conversations longues, identifie les actions attendues, propose des réponses adaptées et priorise les messages selon leur urgence. Un directeur de service peut commencer sa journée par un briefing Copilot de ses emails non lus.

Cas d’usage 6 : Chatbot citoyen (Copilot Studio)

Impact : Stratégique — Difficulté : Moyenne

Copilot Studio permet de créer des agents conversationnels personnalisés, sans programmation. Une collectivité peut déployer un chatbot sur son site web qui répond aux questions des citoyens 24h/24 : horaires des services, démarches administratives, événements à venir, tarifs des services municipaux.

Depuis septembre 2025, Copilot Studio est inclus dans la licence Microsoft 365 Copilot. Cela signifie que la création d’agents IA personnalisés pour des scénarios internes est désormais sans coût supplémentaire.

Cas d’usage 7 : Préparation des conseils municipaux (PowerPoint + Word)

Impact : Élevé — Difficulté : Faible

Copilot peut générer des présentations PowerPoint à partir de notes ou de documents Word. Pour la préparation des conseils municipaux, il peut synthétiser les dossiers, préparer des supports visuels pour les élus et même générer des projets de délibération à partir de modèles existants.

Cas d’usage 8 : Chatbot RH interne (Copilot Studio)

Impact : Élevé — Difficulté : Moyenne

Les directions des ressources humaines des collectivités gèrent un volume important de questions récurrentes de la part des agents : congés, régime indemnitaire, formation, mobilité interne. Un agent Copilot Studio connecté à la base documentaire RH peut répondre instantanément à ces questions, libérant du temps pour les dossiers complexes.

Le Département du Gard développe d’ores et déjà un chatbot RH et un outil de contrôle qualité des données de paie avec cette technologie.

3. Retour d’expérience : le Département du Gard, pionnier de Copilot en collectivité

Le Département du Gard est l’un des cas les plus documentés de déploiement de Microsoft Copilot dans une collectivité territoriale française. Voici les enseignements clés.

3.1 Le contexte

Depuis novembre 2024, 150 cadres du Conseil Départemental du Gard utilisent Microsoft 365 Copilot. Le déploiement a été piloté par la Direction de l’Innovation et des Systèmes d’Information (DISI) et accompagné par Blue Soft Empower via l’accord-cadre CANUT.

3.2 Les chiffres

Indicateur	Résultat
Nombre de licences actives	150
Taux d’utilisation	98 %
Répartition	60 directeurs + 70 cadres directions + 20 DSI
Périmètre	Usage interne et individuel
Sécurité des données	Chaque utilisateur accède uniquement à ses propres fichiers

3.3 Les facteurs de succès

• Formation progressive : des ateliers co-animés par Blue Soft et l’équipe IT interne ont permis une appropriation graduelle de l’outil.
• Sponsoring hiérarchique : la DISI a porté le projet au plus haut niveau, avec l’appui du directeur général des services.
• Cas d’usage concrets dès le départ : le chat Copilot pour synthétiser emails, conversations Teams et documents OneDrive a été le premier usage adopté.
• Culture de la donnée : la DISI a insufflé une démarche d’expérimentation qui s’étend progressivement à d’autres directions, y compris les RH.

Le point de vue Teriagen Le succès du Gard repose sur un facteur que nous observons systématiquement dans nos accompagnements : la formation et l’accompagnement humain. Un outil déployé sans formation structurée n’atteint jamais ces taux d’adoption. Nos données montrent que 92 % des agents formés avec notre méthode utilisent encore l’IA 6 mois après, contre seulement 23 % sans accompagnement.

4. Tarifs, licences et évolutions majeures à anticiper en 2026

4.1 Combien coûte Microsoft Copilot pour une collectivité ?

Le coût de Microsoft 365 Copilot est un sujet majeur pour les directions financières des collectivités. Voici les informations essentielles pour 2026 :

Élément	Détail	Impact collectivité
Licence M365 Copilot	30 €/utilisateur/mois (en supplément de la licence M365 existante)	Pour 150 agents : environ 54 000 €/an. À rapporter aux heures économisées.
Copilot Studio (interne)	Inclus dans la licence M365 Copilot depuis sept. 2025	Création d’agents IA personnalisés sans surcoût.
Hausse prévue juillet 2026	+ 5 % à 13 % sur les licences M365 secteur public	Anticiper dans le budget 2027. Négocier via la CANUT.
CANUT (achats groupés)	Accord-cadre «Prestations Spécialisées Technologies Microsoft»	Prix négociés, conformité marché public, accompagnement inclus.

4.2 Les évolutions majeures de Copilot en 2026

2026 marque un tournant dans l’évolution de Microsoft Copilot. Voici les changements qui impactent directement les collectivités :

• Passage à l’IA agentique : Copilot évolue d’un simple assistant conversationnel vers une flotte d’agents autonomes capables de gérer des processus multi-étapes de manière indépendante. Le «mode Agent» arrive dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook courant 2026.
• Traitement des données localisé en France : Microsoft déploie le traitement des prompts et réponses Copilot dans 15 zones géographiques, dont la France. C’est une avancée majeure pour les collectivités soucieuses de la localisation des données.
• Agent IDs et gouvernance : Microsoft introduit les «Agent IDs» via Entra, permettant de suivre les actions de chaque agent IA comme celles d’un collaborateur humain, avec une piste d’audit complète.
• Protection des données renforcée : Microsoft étend la prévention des pertes de données (DLP) via Microsoft Purview pour Copilot, bloquant automatiquement les réponses contenant des données sensibles.
• Fonctionnalités gratuites intégrées : le chat interactif Copilot et les résumés automatisés de réunions seront progressivement intégrés aux licences M365 de base, démocratisant l’accès à l’IA pour tous les agents.

5. Copilot et Mistral AI : la stratégie complémentaire pour les collectivités

La question de la souveraineté numérique est au cœur des préoccupations des collectivités. Microsoft Copilot, aussi performant soit-il, reste un outil américain. C’est pourquoi chez Teriagen, nous recommandons une approche complémentaire associant Copilot et Mistral AI.

5.1 Pourquoi Mistral AI est incontournable pour le secteur public

• IA souveraine française : Mistral AI est une entreprise française, ses modèles peuvent être hébergés sur des infrastructures françaises (SecNumCloud via Outscale).
• Expérimentation État : depuis octobre 2025, plus de 10 000 agents de l’État testent l’Assistant IA interministériel basé sur Mistral. France Travail et le ministère de la Fonction publique l’ont officiellement choisi.
• Albert, l’IA de l’État : plus de 25 administrations utilisent déjà Albert, et 70 collectivités négocient son déploiement. Ce mouvement crée un écosystème souverain dans lequel Mistral joue un rôle central.

5.2 Quelle répartition Copilot / Mistral recommandons-nous ?

Usage	Outil recommandé	Pourquoi
Rédaction, synthèse, emails	Microsoft 365 Copilot	Intégration native dans les outils quotidiens.
Réunions et comptes rendus	Microsoft 365 Copilot (Teams)	Connexion directe avec Teams et calendrier.
Traitement de données sensibles (aide sociale, MDPH, données de santé)	Mistral AI (hébergé SecNumCloud)	Souveraineté et conformité RGPD maximale.
Chatbot citoyen sur le site web	Copilot Studio OU Mistral + RAG	Selon le niveau de souveraineté exigé.
Analyse juridique et réglementaire	Mistral AI + RAG documentaire	Données sensibles, hébergement souverain préférable.
Automatisation de processus internes	Copilot + Power Automate	Ecosystème Microsoft intégré (workflows).

L’approche Teriagen : le meilleur des deux mondes Nous accompagnons les collectivités dans le déploiement conjoint de Microsoft Copilot pour les usages bureautiques quotidiens et de Mistral AI pour les cas d’usage nécessitant une souveraineté maximale. Cette approche multi-outils est la plus pragmatique et la plus sécurisée pour le secteur public.

6. Déployer Microsoft Copilot dans votre collectivité en 5 étapes

Fort de nos accompagnements auprès de plus de 15 collectivités, voici la méthodologie éprouvée que nous recommandons.

Étape 1 : Diagnostic et gouvernance documentaire (2-4 semaines)

Avant de déployer Copilot, il est indispensable de structurer votre environnement Microsoft 365. Copilot exploite Microsoft Graph, qui indexe l’ensemble de vos données. Si vos permissions SharePoint sont mal configurées, Copilot pourrait donner accès à des informations non autorisées.

• Auditer les permissions SharePoint et OneDrive
• Nettoyer et structurer l’arborescence documentaire
• Définir les règles de classification des documents
• Mettre en place les labels de sensibilité (Microsoft Purview)

Étape 2 : Pilote ciblé (4-6 semaines)

Ne déployez jamais Copilot sur l’ensemble de la collectivité d’un coup. Commencez par un groupe pilote de 20 à 50 agents, idéalement des cadres de direction et des agents volontaires dans 3-4 services différents.

• Sélectionner les services pilotes (DGS, communication, RH, finances)
• Définir les cas d’usage prioritaires pour chaque service
• Mettre en place les indicateurs de suivi (temps économisé, satisfaction, taux d’usage)

Étape 3 : Formation et acculturation (en continu)

C’est l’étape la plus critique. Sans formation adaptée, le taux d’adoption chute à 23 % en 6 mois (données Teriagen). Avec un accompagnement structuré, il monte à 92 %.

• Agents de catégorie A (cadres) : formations stratégiques de 2 jours par trimestre
• Agents de catégorie B : formations outils d’1 jour par mois
• Agents de catégorie C : sessions pratiques de 2 heures hebdomadaires

L’IA Act européen, applicable depuis février 2025, rend par ailleurs obligatoire la formation de tous les agents utilisant des systèmes d’IA (article 4 sur la «maîtrise de l’IA»). Ne pas former vos agents vous expose à des sanctions pouvant atteindre 35 millions d’euros.

Étape 4 : Déploiement progressif et mesure du ROI (3-6 mois)

Étendre le déploiement service par service en capitalisant sur les retours du pilote. Mesurer systématiquement le ROI pour justifier l’investissement auprès des élus et de la direction des finances.

• Nos formations montrent un gain moyen de 5 heures par semaine par agent
• ROI mesuré de 300 à 400 % dès la première année chez nos collectivités accompagnées
• Utiliser le dashboard Microsoft Copilot pour suivre l’adoption en temps réel

Étape 5 : Agents IA et automatisation avancée (6-12 mois)

Une fois l’adoption stabilisée, passer aux cas d’usage avancés avec Copilot Studio : chatbot citoyen, assistant RH, agent de recherche documentaire, automatisation des processus via Power Automate.

C’est à cette étape que la complémentarité avec Mistral AI entre en jeu pour les données sensibles nécessitant un hébergement souverain.

7. Les 5 erreurs à éviter lors du déploiement de Copilot en collectivité

Erreur 1 : Déployer sans auditer la gouvernance documentaire

Si vos permissions SharePoint sont mal configurées, Copilot pourrait donner à un agent accès à des documents qu’il n’est pas censé voir. Auditez avant de déployer.

Erreur 2 : Distribuer des licences sans former

Une licence sans formation, c’est un coût sans retour. 77 % des agents qui n’ont pas été formés abandonnent l’outil en 6 mois.

Erreur 3 : Viser trop large trop vite

Le déploiement massif sans phase pilote génère de la frustration et des résistances. Commencez petit, prouvez la valeur, puis élargissez.

Erreur 4 : Ignorer l’enjeu de souveraineté

Certains cas d’usage impliquent des données sensibles (aide sociale, données de santé, MDPH). Pour ces usages, privilégiez Mistral AI avec hébergement SecNumCloud. Ne mettez pas toutes vos données dans le même panier.

Erreur 5 : Négliger l’obligation légale de formation (IA Act)

Depuis février 2025, l’IA Act européen impose la formation des agents utilisant des systèmes d’IA. Les sanctions peuvent atteindre 35 millions d’euros. Structurer un plan de formation n’est plus une option.

8. Comment acheter Copilot pour votre collectivité : la CANUT

L’acquisition de licences Microsoft 365 Copilot par une collectivité doit respecter le Code de la commande publique. La CANUT (Centrale d’Achat du Numérique et des Télécommunications) simplifie considérablement ce processus.

Qu’est-ce que la CANUT ?

Association loi 1901 créée en 2023, la CANUT propose des accords-cadres clé en main pour les achats numériques des collectivités. Elle compte déjà environ 2 000 bénéficiaires et 3 000 conventions actives, des plus petites communes aux plus grandes métropoles.

L’accord-cadre Microsoft de la CANUT

L’accord-cadre «Prestations Spécialisées sur les Technologies Microsoft» (PSTM) de la CANUT permet aux collectivités de bénéficier de prix négociés, d’une procédure d’achat simplifiée et conforme, et d’un accès à des prestataires certifiés comme Blue Soft Empower.

Adhérer à la CANUT est gratuit. Les collectivités bénéficient de conditions tarifaires négociées et d’économies d’échelle significatives.

Conseil Teriagen Anticipez la hausse des prix Microsoft prévue au 1er juillet 2026 (+5 % à 13 % sur le secteur public). Négociez vos licences dès maintenant via la CANUT et inscrivez Copilot dans votre budget 2027.

Conclusion : passer à l’action en 2026

Microsoft Copilot représente une opportunité majeure pour les collectivités territoriales qui veulent moderniser leurs services tout en optimisant leurs ressources. Les gains sont réels et mesurables : jusqu’à 5 heures économisées par semaine par agent, des comptes rendus de réunions automatisés, des courriers rédigés en quelques minutes, et un service citoyen disponible 24h/24.

Mais l’outil seul ne suffit pas. Ce qui fait la différence entre un déploiement réussi et un échec, c’est l’accompagnement humain : la formation des agents, la gouvernance des données, la méthodologie de déploiement et la capacité à articuler Copilot avec des solutions souveraines comme Mistral AI.

C’est exactement ce que fait Teriagen depuis sa création : former, accompagner et outiller les collectivités pour qu’elles tirent le meilleur de l’IA générative, en toute sécurité et en toute souveraineté.

Vous souhaitez déployer Microsoft Copilot dans votre collectivité ? Teriagen propose un diagnostic gratuit de votre environnement Microsoft 365 et de votre maturité IA. En 1 heure, nous évaluons vos besoins, identifions les quick wins et vous proposons une feuille de route personnalisée. Contactez-nous : contact@teriagen.com — www.teriagen.com

FAQ : Questions fréquentes sur Microsoft Copilot pour les collectivités

Cette section répond aux questions les plus fréquemment posées par les DGS, DSI et élus que nous accompagnons.

Faut-il que tous les agents aient une licence Copilot ?

Non. Nous recommandons de commencer par les cadres et les agents dont les fonctions impliquent beaucoup de rédaction, de synthèse ou de traitement de données. Un déploiement ciblé de 20 à 50 licences permet de prouver la valeur avant d’élargir.

Mes données sont-elles en sécurité avec Copilot ?

Oui, dans le périmètre Microsoft 365. Vos données restent dans votre tenant, et Copilot respecte les permissions d’accès existantes. Cependant, pour les données particulièrement sensibles (aide sociale, santé), nous recommandons de privilégier Mistral AI avec hébergement SecNumCloud.

Quel est le ROI attendu pour une collectivité ?

Nos données terrain montrent un gain moyen de 5 heures par semaine par agent formé, soit un ROI de 300 à 400 % dès la première année. Le Département du Gard a atteint un taux d’adoption de 98 % sur 150 cadres.

Comment acheter les licences Copilot en respectant le code de la commande publique ?

La CANUT (Centrale d’Achat du Numérique et des Télécommunications) propose un accord-cadre dédié aux technologies Microsoft. L’adhésion est gratuite et garantit la conformité juridique de vos achats.

Copilot peut-il remplacer Mistral AI ou ChatGPT ?

Non, ce sont des outils complémentaires. Copilot excelle dans l’intégration bureautique (Word, Excel, Teams). Mistral AI est la référence pour la souveraineté et les données sensibles. ChatGPT reste pertinent pour certains usages généralistes. Teriagen forme les agents à utiliser le bon outil au bon moment.

La formation des agents à l’IA est-elle obligatoire ?

Oui. L’IA Act européen, applicable depuis le 2 février 2025 (article 4), impose aux organisations d’assurer un niveau suffisant de connaissance en matière d’IA à leur personnel. Les sanctions peuvent atteindre 35 millions d’euros.

Teriagen peut-il accompagner notre collectivité dans le déploiement de Copilot ?

Absolument. Nous proposons un accompagnement complet : diagnostic de maturité IA, formation des agents (catégories A, B, C), assistance au déploiement, création d’agents Copilot Studio, et intégration avec Mistral AI pour les données sensibles. Plus de 15 collectivités nous font déjà confiance.

Combien coûte un accompagnement Teriagen ?

Nous adaptons nos interventions au budget et aux besoins de chaque collectivité. Du diagnostic gratuit d’1 heure à l’accompagnement long terme, contactez-nous pour obtenir une proposition personnalisée : contact@teriagen.com.

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